云县档发〔2024〕1号
各乡、民族乡、镇党委和人民政府，县级各有关单位：
为贯彻落实《“十四五”全国档案事业发展规划》、《“十四五”云南省档案事业发展规划》档案资源建设相关要求，健全完善档案资源收集的制度支撑和政策供给，强化档案资源质量前端管控，进一步完善各类归档材料的收集，更好地积累档案资源，优化档案结构，根据云南省档案局《关于全面推行机关档案分类方案文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》（云档发〔2022〕33号）（以下简称三合一制度），结合云县实际，现将全县范围内各级机关全面推行三合一制度的有关事项通知如下。
一、充分认识推行三合一制度的重要意义
机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表是规范和指导档案形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作的基本档案制度。全面推行三合一制度可以有效解决因机关除文书档案外其他门类文件材料归档范围未明确，档号编制不规范、结构不统一而导致的文件材料收集不齐全、不完整，数字档案难以实施有序精准管理等方面的问题。确保立档单位依照《机关档案管理规定》将所形成的各门类文件材料特别是其中的专业、照片、录音、录像、网页信息、实物等门类文件材料全部纳入归档范围并确定其报告期限，对进一步提升机关档案基础业务和信息化水平，实现文件材料的应收尽收、应归尽归，构建覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的档案资源体系，维护国家档案资源完整与安全，促进全县档案事业持续健康发展具有重大意义。
二、主要任务
（一）制定档案分类方案。以机关在公务活动中乡村的各种形式、各种载体的全部档案为对象，按照《机关档案管理规定》，明确机关档案门类、各门类档案分类方法和档号编制要求。所确定的档案门类应当包括本机关所有档案门类；分类方法应当采用年度、机构（问题）、保管期限等分类项相结合的方法进行分类，不同门类、载体或形式档案的分类方法相对统一、相互呼应；档案结构以《归档文件整理规则》确定的编制规则为基础，不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。
（二）确定文件材料归档范围。按照《机关档案管理规定》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合《科学技术研究档案管理规定》、《科学技术研究课题档案管理规范》、《建设项目档案管理规范》、《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》、《照片档案管理规范》、《数码照片归档与管理规范》、《录音录像档案管理规范》、《政府网站网页归档指南》、《公务电子邮件归档管理规则》、《印章档案整理规则》等制度规范要求，确定各门类文件材料归档范围，确保纳入归档范围的文件材料能够全面、系统反映机关主要职能活动和基本历史面貌。
（三）划分档案保管期限。全面分析和鉴别文件材料的利用价值、凭证价值、查考价值，准确地判定档案的保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种定期一般分为30年、10年。其他各门类档案有专门规定的，从其规定；无专门规定的，参照文书档案执行。
（四）编制机关文件材料归档范围和档案保管期限表。机关文件材料归档范围和档案保管期限表以档案分类方案、各门类文件材料归档范围和档案保管期限表三合一的方式编制。编制时归档范围和档案保管期限表可采取文字表述或表格形式。由条款号、条款、保管期限组成。条款号一般分为2到4个层次，按照“1、1.1、1.1.1”层次按顺序统一编制。条款为一组类型相同的文件名称或标题，要能够反映除一组文件的来源、内容和形式。报告期限在每一条款之后。按照该组文件材料应当保存的期限编制。
三、工作安排
（一）明确职责，落实责任。
1．云县档案局负责全面推行三合一制度的统筹规划和组织实施，并负责本级机关文件材料归档范围和档案报告期限表的编制指导和审查工作。
2．各级机关负责按要求编制本机关文件材料归档范围和档案保管期限表并报云县档案局审定同意后施行。
设有下属单位的机关，负责组织所属单位编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，并负责对其审查。
3．各级机关要压实工作责任，制定工作方案，明确目标任务和落实措施，根据本机关或本系统主要职能职责、所形成档案门类和载体，以及本机关档案形成的特点、内容和形式等，准确划分档案门类，科学设置分类方法，规范设定档号结构，精准划分归档范围，合理确定保管期限，统筹做好本机关及所属单位文件材料归档范围和档案保管期限表的编制或组织编制与审查工作，在进一步规范文书档案的基础上，重点做好科技、专业、照片、录音、录像、网页信息、实物等门类文件材料归档范围和档案保管期限表的研究编制工作。确保所编制的机关文件材料归档范围和档案保管期限表全面反映单位的主要职责职能和基本历史面貌。
（二）明确目标，精心组织
1．根据工作安排， 全县应于2024年9月前完成本机关文件材料归档范围和档案保管期限表的编制审查工作。
2．近三年已完成文书档案保管期限表编制或修订工作的机关要补充制定档案分类方案、持续编制其他门类文件材料归档范围和档案保管期限表，统一按照附件要求编制报送县档案局审核同意后施行。
（三）加强管理，强化措施。
1．各单位要充分认识推行三合一制度的重要意义，建立健全工作机制，压紧压实工作责任，强化组织保障措施，确保各项要求要求落地见效。
2．2024年度及以后形成的各门类档案，严格按照此通知要求进行归档整理。
联系人：严晓凤、刘树涛
联系电话：3211956
附件：1．XX县档案馆档案分类方案（样例）
2．机关档案文件材料归档范围和归档保管期限表（样例）
云县档案局
2024年5月29日
（此件公开发布）
附件1
XX县档案馆档案分类方案（样例）
为加强本机关档案工作，实现档案管理科学化、规范化、制度化、现代化，更好地为机关提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）和关于全面推行机关档案分类方案文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知要求，结合单位实际，制定《XX县档案馆档案分类方案》。
一、档案门类划分
本机关档案门类划分为：文书档案（WS）、科技档案（KJ）、会计档案（KU）、照片档案（ZP）、录音档案（LY）、录像档案（LX）、业务数据档案（SJ）、公务电子邮件档案（YJ）、网页信息档案（WY）、社交媒体档案（MT）、实物档案（SW）11个一级档案门类。其中，科技档案分为科研（KY）、基建（JJ）、设备（SB）3个二级门类。
二、档案分类方法及档号结构
（一）文书档案
类别设置：
1．综合类(ZHL)
2．业务类(YWL)
分类方法：
文书档案按照年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行分类。
档号结构：
全宗号-档案门类代码·年度·保管期限代码-机构（问题）代码-件号
例：0015-WS·2024·Y-ZHL-0001
0015-WS·2024·D30-YWL-0001
（二）科技档案
类别设置：
1．科研档案（KY）
2．基建档案（JJ）
3．设备档案（SB）
分类方法：
科技档案按照项目(课题、型号）、保管期限等分类项进行分类。
档号结构：
全宗号-档案门类代码·项目号（课题号、型号）·保管期限代码-案卷号-件号
例：案卷目录档号：0015-KJ·JJ·DAG·Y-001
卷内目录档号：0015-KJ·JJ·DAG·Y-001-0001
（三）会计档案
类别设置：
1．报告类（BG）
2．账簿类（ZB）
3．凭证类（PZ）
4．其他类（QT）
分类方法：
会计档案按照年度、保管期限等分类项进行分类。
档号结构：
全宗号-档案门类代码·机构（问题）代码·年度·保管期限代码-案卷号-件号
例：案卷目录档号：0015-KU·BG·2024·Y-001
卷内目录档号：0015-KU·ZB·2024·D30-001-0001
（四）照片档案
类别设置：
1．数码照片
2．实体照片
分类方法：
照片档案按照：年度、保管期限等分类项进行分类。
档号结构：
照片档案的档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度·保管期限代码-组号-张号。其中：实体照片系从数码照片中进行选取，因此实体照片的档号即为数码照片的档号。
例：0015-ZP·2024·Y-001-0001
（五）录音档案
分类方法：
录音档案按照：年度、机构问题、保管期限等分类项进行分类。
档号结构：
全宗号-档案门类代码·年度·保管期限代码-机构（问题）代码-件号
例：0015-LY·2024·Y-001-0001
（六）录像档案
分类方法：
录像档案按照：年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行分类。
档号结构：
全宗号-档案门类代码·年度·保管期限代码-机构（问题）代码-件号
例：0015-LX·2024·Y-001-0001
（七）业务数据档案
分类方法：
业务数据档案按照：年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行分类。
档号结构：
全宗号-档案门类代码·年度·保管期限代码-机构（问题）代码-件号
例:0015-SJ·2024·Y-001-0001
（八）公务电子邮件档案
分类方法：
公务电子邮件档案按照：年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行分类。
档号结构：
全宗号-档案门类代码·年度·保管期限代码-机构（问题）代码-件号
例：0015-YJ·2024·Y-001-0001
（九）网页信息档案
分类方法：
网页信息档案按照：年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行分类。
档号结构：
全宗号-档案门类代码·年度·保管期限代码-机构（问题）代码-件号
例：0015-WY·2024·Y-001-0001
（十）社交媒体档案
分类方法：
社交媒体档案按照：年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行分类。
档号结构：
全宗号-档案门类代码·年度·保管期限代码-机构（问题）代码-件号
例：0015-MT·2024·Y-001-0001
（十一）实物档案
类别设置：
1．印章（001）
2．证书（奖状、奖旗）（002）
3．奖匾（003）
4．题词（004）
5．纪念品（005）
分类方法：
实物档案按照：年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行分类。
档号结构：
全宗号-档案门类代码·年度·保管期限代码-机构（问题）代码-件号
例：0015-SW·2024·Y-001-0001
三、档号编制规范
档案号按照分类方法分段组成，上、下代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。编制规范如下：
1．全宗号：采用4位数字进行标识，本机关全宗号为0015。
2．档案门类代码：采用2位字母标识，存在二级门类的，同样采用2位字母标识，中间用“·”隔开。
3．年度：采用4位数字标识。
4．课题号、项目号、型号：采用4位数字或字母与数字的组合标识。
5．机构（问题）代码：采用3位数字或字母与数字的组合标识。本机关文书机构代码按综合类(ZHL)、业务类(YWL)编列；照片、录音、录像档案问题代码分别按照001、002、003、…编列；实物档案问题代码按照印章（001）、证书（奖状、奖旗）（002）、奖匾（003）、题词（004）、纪念品（005）编列。
6．保管期限代码：采用字母或字母与数字的组合标识。保管期限永久、定期30年、定期10年分别以代码Y、D30、D10标识。
7．案卷号：采用3位数字标识，不足3位的前面用“0”补足。
8．件号：采用4位数字标识，不足4位的前面用“0”补足。
四、归档范围和档案保管期限设置
本机关归档范围和保管期限设置详见附表：
《XX县档案馆文件材料归档范围和档案保管期限表》
五、有关要求
（一）本机关档案分类方案报经县档案局审核同意后施行。若本机关内部机构或工作职能发生变化应进行重新修订时，需经重新报审同意后施行。
（二）本机关自2024年及以后形成的各门类归档文件材料，按此档案分类方案进行归档整理和管理。
（三）本机关执行“三合一”制度以后，实体档案保持原有的归档整理方式，不作任何的调整变动。
（四）本机关执行“三合一”制度以后，各门类档案均启用新编制的档号，各门类档案案卷目录、卷内目录的录入界面、打印格式均进行相应调整（参照文书档案的目录样式）。
（五）本机关执行“三合一”制度以后，各单位的“目录号”终止使用，不再编制目录号划分表。
（六）本机关科技档案、专业档案等归档文件材料应加盖档案号章标识出“档号”和“件号”。
滇公安网备：53092202000102号
